Benchmarking: muito além da simples comparação

Embora o termo benchmark seja amplamente conhecido e utilizado no mundo dos negócios, o benchmarking está presente de forma constante em nossas vidas — quer o utilizemos conscientemente ou não.

De forma simples, benchmarking consiste em avaliar algo com base em uma referência. Essa referência — o benchmark — pode ser um padrão, uma média, uma boa prática ou um nível de desempenho considerado desejável. Em um mundo cada vez mais dinâmico, marcado por transformações rápidas, inovação contínua e mudanças constantes de comportamento, realizar benchmarking tornou-se também mais desafiador. É como analisar o jogo do adversário enquanto as peças estão em constante movimento.

Do ponto de vista conceitual, vale destacar uma distinção importante:benchmark refere-

se à referência em si, enquanto benchmarking é o processo estruturado de análise, interpretação e aprendizado a partir dessas referências.

O papel do benchmarking nas organizações

No contexto organizacional, o benchmarking é uma prática-chave e pode atender a diferentes finalidades estratégicas, tais como:

• Posicionamento e participação de mercado, ajudando as organizações a compreender onde se encontram em relação a concorrentes e players de referência;

• Definição de estratégias, incluindo políticas de precificação, modelos de negócio e propostas de valor;

• Análise da concorrência, abrangendo produtos, serviços, processos, experiência do cliente e estratégias de crescimento;

• Desenvolvimento de novos produtos e serviços, por meio da identificação de boas práticas, tendências e padrões emergentes;

• Identificação de vantagens competitivas e lacunas (gaps), apoiando a definição de metas realistas e planos de desenvolvimento;

• Avaliação da maturidade organizacional, incluindo processos, capacidades e desempenho operacional.

  
  

Quando bem conduzido, o benchmarking fornece insumos valiosos para a tomada de decisão, indo muito além de um exercício puramente comparativo.

Benchmarking no contexto do gerenciamento de projetos

No gerenciamento de projetos, o benchmarking também pode desempenhar um papel estratégico — não apenas em decisões relacionadas às entregas, como produtos e serviços, mas sobretudo para alinhar expectativas, apoiar a tomada de decisão e avaliar desempenho.

Nos últimos anos, o Project Management Institute - PMI, tem conduzido pesquisas relevantes sobre sucesso em projetos, ampliando a visão tradicional focada exclusivamente em variáveis de execução, como escopo, prazo e custo. Esses estudos reforçam a necessidade de incorporar métricas orientadas à entrega de valor e à percepção das partes interessadas.

Nesse contexto, foi proposto o Net Project Success Score (NPSS) — uma métrica global de sucesso baseada na percepção dos stakeholders sobre o valor entregue por um projeto. O NPSS permite observar referências de sucesso em diferentes indústrias, tipos de projeto e fontes de financiamento, além de dialogar com dimensões como medição, impacto profissional, sustentabilidade e impacto social.

No relatório Project Success: Step Up – Redefining the Path to Project Success With M.O.R.E., essas discussões avançam ao explorar a relação entre o sucesso em projetos — e, consequentemente, seus reflexos no NPSS — e a adoção do mindset M.O.R.E. (Motivation, Ownership, Resilience e Empowerment).

Em todos esses casos, o benchmarking não substitui o julgamento profissional. Ao contrário, ele contribui para a redução de vieses, fortalece a argumentação junto a patrocinadores e stakeholders e amplia o diálogo necessário para alinhar expectativas, necessidades e decisões.

Diferentes abordagens de benchmarking

Existem diversas formas de conduzir benchmarking, que podem ser combinadas de acordo com o objetivo pretendido. Entre elas:

• Benchmarks setoriais, focados em setores específicos e baseados em relatórios e estudos de organizações especializadas, institutos de pesquisa ou consultorias;

• Padrões e normas da indústria, que estabelecem referências mínimas ou desejáveis de desempenho, qualidade ou conformidade;

• Pesquisas de mercado, quantitativas e qualitativas, voltadas à compreensão de expectativas dos clientes, tendências, diferenciação de produtos e serviços e movimentos competitivos;

• Benchmarks internos, comparando unidades, equipes, projetos ou programas dentro da própria organização;

• Uso de dados e ferramentas analíticas, cada vez mais apoiados por soluções de inteligência artificial, que ampliam a capacidade de análise, correlação e identificação de padrões.

  
  

Independentemente da abordagem, é essencial que o benchmarking seja realizado de forma metódica, contextualizada e sustentada por dados confiáveis.

Antes de comparar, é essencial refletir

Antes de iniciar qualquer iniciativa de benchmarking, algumas perguntas devem ser consideradas:

• Qual é o objetivo deste benchmarking e quais expectativas estão associadas a ele?

• O que se pretende analisar ou utilizar como referência?

• Como será conduzido? Quais recursos e competências são necessários? Qual o esforço e o custo envolvidos?

• Quais fontes e referências serão utilizadas? Elas fazem sentido para o contexto avaliado?

• Como os resultados serão interpretados?

• Quais ações concretas podem ser derivadas dessa análise?

  
  

Sem essa reflexão, o benchmarking corre o risco de se tornar apenas um exercício informativo — ou um gasto desnecessário, em vez de um investimento — ou, pior, uma comparação vazia.

O que benchmarking não é

Benchmarking é uma ferramenta de avaliação e aprendizado, e não deve ser confundido com a simples cópia ou reprodução automática de modelos ou estratégias. Replicar práticas ou estruturas sem considerar o contexto organizacional — incluindo cultura, maturidade, capacidade e competência operacional, recursos disponíveis e estratégia — pode gerar mais problemas do que soluções.

Por exemplo, adotar um modelo de governança ou uma abordagem de entrega que funciona bem em uma organização altamente madura pode ser inviável — ou até contraproducente — em contextos com menor nível de estrutura, autonomia ou capacitação.

Boas práticas não são universais. O que funciona bem em uma organização pode não fazer sentido em outra.

Assim, o benchmarking deve ser utilizado como referencial para orientar ações, com base em análise crítica e discernimento — e não como instrumento de coerção, manipulação, pressão indevida ou desmotivação de equipes.

Benchmarking além do ambiente corporativo

Mesmo quando não é explicitamente nomeado, o benchmarking também está presente em outras esferas de nossas vidas.

Quando realizamos um exame de sangue, por exemplo, os resultados vêm acompanhados de valores de referência, que permitem avaliar se determinados indicadores estão dentro, acima ou abaixo do esperado.

Outros exemplos do cotidiano incluem:

• Indicadores financeiros pessoais comparados a benchmarks de mercado, como em decisões de investimento ou análises salariais;

• Métricas de bem-estar e saúde utilizadas como referência para ajustes de rotina;

• Avaliações educacionais baseadas em médias e padrões;

• Aplicativos de atividade física que comparam desempenho com médias de pessoas da mesma faixa etária e gênero, apoiando o estabelecimento de metas e o acompanhamento da evolução;

• Decisões de investimento, como a comparação de imóveis em diferentes regiões, considerando preço, localização, infraestrutura e potencial de valorização.

  
  

Conclusão

Benchmarking não é um fim em si mesmo. Trata-se de uma ferramenta para entender onde estamos e para onde podemos, devemos e queremos ir, a partir da análise crítica de referências externas. Em um ambiente em constante transformação, as referências devem ser vistas como guias — não como destinos finais.

Quando bem aplicado, o benchmarking torna-se um poderoso catalisador de aprendizado, evolução, inovação, melhoria contínua e tomada de decisão consciente, ajudando a responder perguntas como: onde estamos em relação ao nosso potencial e às oportunidades disponíveis? o que pode ser aprimorado? quais escolhas geram mais valor? e como alinhar expectativas em contextos complexos e incertos?

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